اسناد دولتي
تعيين تكليف اسناد اداري

 

 

تعيين تكليف اسناد اداري

 

قابل توجه معاونت هاي محترم و روساي امور 
با توجه به دستورالعمل‌هاي سازمان اسناد ملي ايران براي نهادها و دستگاه‌هاي دولتي، خواهشمند است دستورفرمائيد به‌منظور انتقال پرونده‌ها و زونكن‌هاي دبير خانه‌‌ها براي تعيين تلكيف اسناد اداري، قبل از هرگونه اقدامي  با كارشناس اسناد اين مركز هماهنگي‌هاي لازم به عمل آوريد.
تلفن : 33274953-- 33272519

 

*******************

 

 

 

 

 

دستورالعمل  ساماندهي اسناد اداري راكد سازمان برنامه و بودجه 

1) تعريف
اسناد راكد شامل كليه نوشته‌ها، نامه‌ها، گزارش‌ها، صورتجلسه‌ها، صورت‌مجلس‌ها، قراردادها، عهدنامه‌ها،  ابلاغ‌ها و فرمان‌ها، نمونه‌ها و فرم‌ها، دفترها و پرونده‌ها قبوض نسخه‌ها، بارنامه‌ها، مدارك و سوابق تحصيلي نمودارها، نقشه‌ها، عكس‌ها، كليشه‌ها، فيلم‌ها و ميكروفيلم‌ها، صفحه‌ها و نوارهاي صوتي و ساير اسناد و مداركي است كه توسط مقامات و سازمان در اجراي وظايف و تكاليف قانوني و اداري تهيه و نگهداري شده و براي انجام دادن وظايف و مسئوليت‌هاي قانوني و اداري جاري به تشخيص دفاتر و مديريت‌هاي سازمان مورد مراجعه و استفاده مستمر نباشد. 

2) هدف
اين دستورالعمل در اجراي قانون و مقررات اسناد ملي ايران براي ساماندهي اسناد راكد با هدف ايجاد وحدت رويه در سازمان برنامه و بودجه‌ تهيه شده است. 

3) فرايند انجام كار با توجه به نوع سند

الف: اسناد مالي

  • ارسال درخواست كتبي به اداره كل ديوان محاسبات( كل كشور- استان مربوطه) و اعلام تاريخ توليد اسناد مازاد به منظور كسب تكليف.
  • حضور نماينده ديوان محاسبات و تهيه صورتجلسه تحويل اسناد مالي.
  • تحويل اسناد مالي به نماينده ديوان محاسبات. 

ب: سايراسناد

1)  تفكيك اسناد داراي مجوز از فاقد مجوز

2) مراحل كار با اسناد داراي مجوز

  • تشكيل جلسه براي تصميم‌گيري و تاييد صورتجلسه انتقال يا امحا اسناد داراي مجوز.
  • تهيه فهرست اوراق امحايي.
    - در استان‌ها توسط دبيرخانه سازمان و زير نظر حوزه اسناد، مدارك و انتشارات با تأييد مدير پشتيباني. 
    -در سازمان مركزي توسط دفاتر و زير نظر مركز اسناد، مدارك و انتشارات و با تاييد مديران دفاتر مربوطه.

 

  • مكاتبه با مركز اسناد، مدارك و انتشارات براي تاييد فهرست
  • تشكيل جلسه با حضور نماينده مركز، نماينده دفتر مربوطه و نماينده سازمان اسناد ملي به منظور:

              -تصميم گيري  در خصوص انتقال يا امحا اسناد داراي مجوز.
              - تهيه و تاييد صورتجلسه اوراق امحايي يا صورتجلسه انتقال اسناد.

  • تحويل اسناد امحايي در محل سازمان برنامه و بودجه به سازمان اسناد ملي.
  • انتقال اسناد انتقالي به سازمان اسناد ملي توسط سازمان برنامه و بودجه.

 

3)  مراحل كار با اسناد فاقد مجوز

  • تعيين موضوعات و مدت زمان نگهداري اسناد فاقد مجوز توسط دفاتر و پيشنهاد به مركز اسناد، مدارك و انتشارات به منظور اخذ مجوز.
  • مكاتبه حوزه اسناد، مدارك و انتشارات سازمان استان با سازمان اسناد ملي براي طرح در جلسات شوراي عالي سازمان اسناد ملي ايران.
  • اعلام مجوزهاي تعيين شده به استان‌ها توسط مركز اسناد، مدارك و انتشارات.
  • امحا يا انتقال اسناد طي مراحل بخش 2 بند ب. 

 

تبصره يك) تمام موارد ياد شده در قالب فرم‌هاي سازمان اسناد ملي ايران و طي مجوزهاي موجود  تهيه و ارسال خواهد شد.
تبصره دو) لازم است تمام اسناد با عمر بالاي چهل سال براي نگهداري به سازمان اسناد ملي انتقال داده شوند.
تبصره سه) انتقال اسناد مالي در حضور نماينده ديوان محاسبات كشور انجام مي‌پذيرد.

تلفن كارشناس اسناد:

33274953 ، 33272194

 

--------------------------------------------

 

دستورالعمل انجام وظايف مديريت اسناد دستگاه‌ها